Datenschutzhinweise

Entwurf. Vom Betreiber vor dem Live-Betrieb zu prüfen und zu ergänzen. Der Text beschreibt, welche Daten die Software technisch verarbeitet. Er ist keine Rechtsberatung. Eckige Klammern markieren Angaben, die nur der Betreiber machen kann.

1. Verantwortlicher

[Name/Firma, Anschrift, E-Mail – wie im Impressum]

Nutzt ein Unternehmen Treffpunkt für seine Beschäftigten und Gäste, ist in der Regel dieses Unternehmen für die Verarbeitung verantwortlich und der Betreiber verarbeitet die Daten in dessen Auftrag (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). [Vom Betreiber zu bestätigen.]

2. Welche Daten verarbeitet werden

Konto: E-Mail-Adresse, Name, Team, Standort, Rollen (z. B. Empfang). Das Passwort wird nur als nicht umkehrbarer Hash (scrypt) gespeichert.
Nutzung: Platzbuchungen, geplante Bürotage, Check-ins, Wartelisten, Serien, Teamtage, Profileinstellungen (z. B. Ausstattungswünsche, Bedarf an einem barrierefreien Platz), Benachrichtigungen in der App, Reservierungen von Poolfahrzeugen und Geräten (Zeitraum, optional Zweck, Abholung und Rückgabe, bei Fahrzeugen Bestätigung des Führerscheins und Kilometerstand, gemeldete Mängel).
Gäste: Name, Firma, optional E-Mail oder Telefon, Besuchszeit, Status (z. B. angekommen, abgeholt), Bestätigung von Dokumenten wie der Hausordnung. Nur wenn die Gastgeberin bzw. der Gastgeber es auswählt (nie bei vertraulichen Besuchen), erscheint am Besuchstag der Firmenname zur Begrüßung auf dem Bildschirm am Empfang. Ist eine Bewirtung geplant, freiwillig Ernährungswünsche (z. B. vegetarisch, glutenfrei, Allergie): Sie können Rückschlüsse auf Gesundheit oder Religion zulassen und werden deshalb nur mit Ihrer ausdrücklichen Angabe gespeichert, an Küche bzw. Caterer nur als Anzahl ohne Namen weitergegeben und nach dem Besuchstag gelöscht.
Bewirtung: bestellte Positionen, Mengen, Kosten und das Team der buchenden Person (Kostenstelle). Ein beauftragter Caterer erhält über einen persönlichen Link nur Tag, Uhrzeit, Raum, Personenzahl, Mengen und die Anzahl der Ernährungswünsche, keine Namen.
Büroalltag: angemeldete Postsendungen (Empfängeradresse, Versanddienst, Sendungsnummer), Fundsachen und wer sie als eigene gemeldet hat, Bestellwünsche mit Begründung und Freigabe, Bestätigungen von Unterweisungen (Datum, als Nachweis für den Arbeitsschutz), erledigte Routinen. Bei Umfragen wird nur gespeichert, wer abgestimmt hat, nicht welche Antwort; Ergebnisse erscheinen erst ab fünf Stimmen.
Office und Empfang: eingetragene Abwesenheiten (Zeitraum und Vertretung, ohne Grund), damit Aufgaben an die Vertretung gehen; sichtbar nur für Office und Empfang am Standort.
Notfall-Alarm: Bei einem Alarm oder einer Übung wird gespeichert, wer sich als „draußen“ bzw. „nicht im Büro“ gemeldet hat und welche Gäste am Sammelplatz abgehakt wurden. Namen von Mitarbeitenden sehen die Helfer·innen nur, wenn die Notfallliste mit Mitarbeitenden eingeschaltet ist. 24 Stunden nach der Entwarnung bleiben nur Zahlen.
Push-Benachrichtigungen (freiwillig, je Gerät): Adresse des Push-Dienstes und Schlüssel, die der Browser beim Einschalten erzeugt, die Art der App (vollständig oder „Platz buchen“), Zeitpunkt der letzten Zustellung.
Sicherheit: Anmeldeereignisse (Zeitpunkt, Konto, gekürzter Hash der IP-Adresse), Sitzungen, gekoppelte Kiosk-Geräte, Audit-Log administrativer Änderungen.
Server-Logs: Der vorgeschaltete Webserver protokolliert technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browserkennung). [Speicherdauer laut Serverkonfiguration eintragen.]

3. Zwecke

Koordination der Büronutzung (Arbeitsplätze, Parkplätze, Teamtage), Empfang und Betreuung von Gästen, Sicherheit des Systems und Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen. Es gibt keine personenbezogenen Anwesenheitsauswertungen, keine Ranglisten und kein Tracking. Auswertungen zeigen nur zusammengefasste Werte von Gruppen ab einer Mindestgröße.

4. Rechtsgrundlagen

[Vom Verantwortlichen festzulegen, z. B. Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bzw. berechtigtes Interesse an der Organisation des Bürobetriebs und der Sicherheit. Bei Beschäftigtendaten sind Betriebsrat bzw. Betriebsvereinbarung zu berücksichtigen.]

5. Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens

Wer welche Angaben sieht, bestimmen Sie selbst unter „Team“ → „Meine Sichtbarkeit“. Voreinstellung ist: das eigene Team und bestätigte Kontakte. Check-ins sieht niemand außer Ihnen. Gästedaten sehen nur Gastgeber·in, Vertretung und der Empfang des Standorts.

6. Speicherdauer

Gästedaten werden nach Ablauf der Frist je Besuchstyp anonymisiert (Voreinstellung: Geschäftsgäste und Bewerber·innen 30 Tage, Dienstleister 90 Tage; vom Verantwortlichen einstellbar).
Anmeldeereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht, Sitzungen nach spätestens 14 Tagen ohne Nutzung.
Konto- und Buchungsdaten werden gespeichert, solange das Konto besteht. [Löschfristen für vergangene Buchungen vom Verantwortlichen festzulegen.]
Postsendungen und abgeschlossene Fundsachen werden nach 90 Tagen gelöscht, Bestellungen nach zwei Jahren, erledigte Routinen nach 60 Tagen, beendete Umfragen nach einem Jahr. Unterweisungsnachweise bleiben bestehen, solange das Konto besteht.
Sicherungskopien der Datenbank werden 14 Tage aufbewahrt.
Der Demo-Mandant mit fiktiven Daten wird jede Nacht vollständig zurückgesetzt.

7. Cookies und lokaler Speicher

Nach der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt (HttpOnly, nur für diese Anwendung). Auf Kiosk-Geräten wird ein Gerätekennzeichen im lokalen Speicher des Browsers abgelegt. Beides ist für die gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es werden keine Analyse- oder Werbe-Cookies verwendet und keine Inhalte Dritter (Schriften, Skripte) eingebunden.

8. Empfänger und Hosting

[Hosting-Anbieter und Standort des Servers eintragen, Auftragsverarbeitungsvertrag nennen.] Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, ausgenommen Push-Benachrichtigungen. [Vom Betreiber zu bestätigen.]

Push-Benachrichtigungen: Nur wenn Sie sie auf einem Gerät einschalten, werden Benachrichtigungen über den Push-Dienst Ihres Browsers bzw. Betriebssystems zugestellt (Google bei Chrome und Android, Apple bei Safari und iOS, Mozilla bei Firefox, Microsoft bei Edge unter Windows). Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und für den Push-Dienst nicht lesbar; dieser erhält die Geräteadresse, den Zeitpunkt und die Größe der Nachricht und kann seinen Sitz außerhalb der EU haben. Ausschalten jederzeit im Profil oder in den Einstellungen des Geräts; beim Abmelden wird Push auf dem Gerät ausgeschaltet. Nicht mehr erreichbare Geräte werden automatisch gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Eine Kopie Ihrer Daten können Sie selbst unter „Profil“ → „Meine Daten exportieren“ herunterladen.